Módulo de Cotizaciones


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1 Guía: Módulo de Cotizaciones Software administrativo proces.com.mx

2 Antes de cualquier proyecto siempre se elabora una cotización o estimación destinada al cliente con motivo de presentar el costo final y términos de nuestro servicio. El sistema permite registrar cada una de las propuestas, con el fin de llevar un seguimiento e historial de cada una, tanto de las rechazadas como las que fueron aprobadas y finalmente se convirtieron en proyecto. Requisitos para ingresar al módulo: Tener sesión de usuario abierta. Contar con permisos correspondientes al módulo. Ingreso al módulo Para ingresar al módulo se deben seguir los siguientes pasos: 1. Ingresar al sistema. 2. Hacer clic en el ícono correspondiente al módulo de Cotizaciones, localizado en el menú de navegación. Creación de una cotización Para crear un nuevo registro se deben seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en el botón 2. Ingresar los datos solicitados:

3 Cliente.- Seleccione un cliente de la lista. Servicio.- Seleccione un servicio de la lista. Cotización en.- Se indica si se desea usar el cotizador del sistema (capturar uno a uno los conceptos) o si se desea adjuntar un documento auxiliar. Nota: La cotización mediante PDF es de utilidad cuando la empresa cuenta con su propio formato de cotización o es una estimación de obra extensa. Requiere factura?.- Se define Si cuando se desea agregar IVA automáticamente al monto total de la cotización. Los siguientes campos son dinámicos y pueden solicitarse según diferentes escenarios. A En caso de elegir cotización en sistema Introducción.- Este campo es auxiliar en caso de querer agregar un mensaje personalizado para el cliente o información general sobre la cotización. Conceptos.- Se capturan los conceptos describiendo el nombre de producto o servicio cotizado, la unidad de medida, cantidad y precio unitario. Para agregar un concepto adicional se debe hacer clic en el botón. Para eliminar un concepto se debe hacer clic en el botón. Restricciones: Los conceptos no pueden ser de más de 75 caracteres. Las unidades no pueden ser de más de 45 caracteres. *Es obligatorio capturar por lo menos un concepto.

4 Políticas o aclaraciones.- En la caja de texto localizada junto al IVA, subtotal y total de la cotización, se puede capturar aclaraciones o políticas sobre la cotización. Firma.- Se indica la persona que autoriza la cotización. Este nombre se desplegará en la vista imprimible con un espacio para la correspondiente firma. B En caso de elegir cotización en PDF Documento adjunto.- Seleccione un documento de su computadora en donde se detalle la cotización o estimación. Precio.- Monto total de la cotización. Importante: El monto debe ser antes de IVA, en caso de requerir que se agregue IVA debe indicarse en el campo Requiere factura? de esta forma será agregado automáticamente. 3. Hacer clic en el botón Guardar. Panel de detalles En el panel de detalles se puede visualizar la información registrada además de los botones para Editar y Eliminar el registro. Para desplegar el panel se deben seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en el botón 2. Para cerrar el panel se puede presionar la tecla Esc del teclado o hacer clic en el botón localizado en la parte superior izquierda del panel. Use el botón para ver el detalle de una cotización elaborada mediante sistema.

5 Edición de una Cotización Para editar la información de un registro se deben seguir los siguientes pasos: 2. Hacer clic en el botón 3. Modificar los datos deseados: Cotización en.- Se indica si se desea usar el cotizador del sistema (capturar uno a uno los conceptos) o si se desea adjuntar un documento auxiliar. Nota: La cotización mediante PDF es de utilidad cuando la empresa cuenta con su propio formato de cotización o es una estimación de obra extensa. Requiere factura?.- Se define Si cuando se desea agregar IVA automáticamente al monto total de la cotización. Los siguientes campos son dinámicos y pueden solicitarse según diferentes escenarios. A En caso de elegir cotización en sistema Introducción.- Este campo es auxiliar en caso de querer agregar un mensaje personalizado para el cliente o información general sobre la cotización. Conceptos.- Se capturan los conceptos describiendo el nombre de producto o servicio cotizado, la unidad de medida, cantidad y precio unitario. Para agregar un concepto adicional se debe hacer clic en el botón. Para eliminar un concepto se debe hacer clic en el botón.

6 Restricciones: Los conceptos no pueden ser de más de 75 caracteres. Las unidades no pueden ser de más de 45 caracteres. *Es obligatorio capturar por lo menos un concepto. Políticas o aclaraciones.- En la caja de texto localizada junto al IVA, subtotal y total de la cotización, se puede capturar aclaraciones o políticas sobre la cotización. Firma.- Se indica la persona que autoriza la cotización. Este nombre se desplegará en la vista imprimible con un espacio para la correspondiente firma. B En caso de elegir cotización en PDF Documento adjunto.- Seleccione un documento de su computadora en donde se detalle la cotización o estimación. Precio.- Monto total de la cotización. Importante: El monto debe ser antes de IVA, en caso de requerir que se agregue IVA debe indicarse en el campo Requiere factura? de esta forma será agregado automáticamente. 4. Hacer clic en el botón Guardar para aplicar los cambios o en el botón Cancelar para descartarlos. Rechazar una Cotización En caso que un cliente no acepte la propuesta de trabajo, es posible marcar una cotización como rechazada, para hacerlo se debe seguir los siguientes pasos: 2. Hacer clic en el botón. Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación. 3. Hacer clic en Aceptar para confirmar o Cancelar para detener la operación.

7 Aprobar una Cotización En caso que un cliente acepte la propuesta de trabajo, es posible marcar una cotización como aprobada, lo cual habilitará la opción de convertirla en proyecto. Para aprobarla se deben seguir los siguientes pasos: 2. Hacer clic en el botón. Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación. 3. Hacer clic en Aceptar para confirmar o Cancelar para detener la operación. Nota: Al aprobar la cotización el sistema redirige hacia un formulario para la creación del proyecto (en caso de contar con el permiso para crear Proyectos), sin embargo en caso de no desear dar de alta el proyecto en ese momento es posible cancelar la operación para realizarla posteriormente. Eliminado de una Cotización Para eliminar un registro se deben seguir los siguientes pasos: 2. Hacer clic en el botón. Se desplegará un cuadro emergente para confirmar la operación. 3. Hacer clic en Aceptar para confirmar o Cancelar para detener la operación. Importante: Esta opción no se puede deshacer. Nota: Si una cotización está en uso no podrá ser eliminada. Las razones por las que una cotización puede estar en uso son: Se ha usado en un Proyecto.

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