Manual Nº 4. Adelanto a Responsables


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1 Manual Nº 4 Las operaciones de Gestión de Adelantos a Responsables permiten otorgar anticipos de fondos a agentes de la Institución para realizar determinados pagos específicos a cuenta de una futura rendición, según presentación de los comprobantes respectivos. Un Adelanto a Responsable (o Cargo a Rendir) puede otorgarse para diferentes fines, tales como organización de eventos de capacitación, organización de eventos protocolares, adelantos a profesores visitantes, gastos de traslado, etc. La generación del adelanto da origen a una Orden de Pago no presupuestaria y el registro de la etapa presupuestaria del Preventivo. La liquidación generada está exceptuada de pasar por la operación del Cálculo de Retenciones y quedará disponible para ser autorizada y luego pagada. Una vez que se efectúan los gastos para los cuales se generó el adelanto, se debe proceder a rendir el mismo. Es posible generar una entrega de fondos en más de una oportunidad para el mismo cargo, con el posterior registro de sus respectivas rendiciones. En resumen el circuito consta de los siguientes pasos: Pág. 1 de 15

2 Primera etapa: Anticipo Alta del Cargo a Rendir Gastos \ Adelantos a Responsables \ ABM Cargos a Rendir La pantalla inicial es un filtro. Aquí podemos agregar un nuevo Adelanto o seleccionar uno ya cargado para ampliarlo. La pantalla de carga de datos es la siguiente: Los datos requeridos son: Descripción: Motivo del adelanto Responsable: Agente responsable del adelanto Unidad Principal Unidad sub principal Unidad sub sub Tipo de adelanto a responsable: Menú desplegable que presenta los diferentes tipos de adelantos a responsables (Organización de eventos de capacitación, Organización de eventos protocolares, Adelantos a profesores visitantes, Gastos de traslado, Otros) Pág. 2 de 15

3 Cuenta de pago Fecha del adelanto Fecha máxima de rendición Para finalizar presione el botón Confirmar. Autorizar Giro de Fondos a Responsables Gastos -> Adelantos a Responsables -> Autorizar Giro de Fondos a Responsable La pantalla inicial es un filtro para que podamos seleccionar el adelanto a Autorizar: Obsérvese que podemos filtrar por: Adelanto. Contenedor. Responsable. Dependencia. La búsqueda se puede realizar por una o varias condiciones de filtro. Luego de hacer clic en el botón de filtro nos aparece la pantalla con los adelantos que cumplen con las condiciones de filtro. La selección la realizamos con el botón que tiene la imagen de una lupa. La Autorización del Fondo a Responsable se realiza completando nuevamente 3 solapas: Pág. 3 de 15

4 Solapa: Documentos. En esta pantalla cargamos el tipo de documento (Orden de Pago no Presupuestaria), año, tipo de contenedor y si hubiera documentos asociados. Solapa Datos de Gestión: La solapa de datos de gestión, requiere indicar el motivo del adelanto, confirmar las fechas de Valor y Vencimiento, la forma de carga (seleccionar por PPG, partida presupuestaria del gasto) y el importe del adelanto. Solapa PPGS: La solapa de partidas, muestra un filtro para seleccionar la partida a imputar preventivamente el adelanto. Pág. 4 de 15

5 Luego de filtrar seleccionamos la partida (1) y (2). Luego de seleccionada la partida se despliega en la misma pantalla un campo para cargar el importe (1). Se puede imputar en distintas redes programáticas y/o incisos. Luego procesamos (2), y la aplicación muestra el registro de la operación, habilitando un botón de impresión del comprobante, y el botón de Finalizar como se muestra en la siguiente pantalla. Pág. 5 de 15

6 A continuación se deben realizar las autorizaciones correspondientes. Autorización de Nivel 4 La autorización de Nivel 4 es la que corresponde al nivel de jefe de liquidaciones. Gastos->Autorizaciones->Autorización de Nivel 4 La primera pantalla que nos muestra el sistema es el filtro que ya hemos visto en operaciones anteriores. Luego de filtrar nos presenta una lista con las liquidaciones que cumplen con las condiciones. De esta lista seleccionamos la Orden de Pago no Presupuestaria a autorizar con el botón identificado con una lupa (1) como se muestra en la imagen siguiente. Obsérvese que además tenemos un botón (2) que permite ver detalles de la liquidación. Luego de seleccionada la liquidación, aparece la siguiente pantalla de autorización: Para finalizar seleccionamos el botón: Procesar y la liquidación queda para autorizar en nivel 7 Autorización de Nivel 7 La autorización de Nivel 7 es la que corresponde al nivel de secretario. En ella se autorizan las liquidaciones para que queden disponibles al pago. Gastos->Autorizaciones->Autorización de Nivel 7 Pág. 6 de 15

7 Luego de filtrar nos mostrará una lista con las liquidaciones pendientes de autorización. De esta lista seleccionamos la liquidación a autorizar con el botón identificado con una lupa (1) como se muestra en la imagen posterior. Obsérvese que además tenemos el botón (2) que permite ver detalles de la liquidación. Luego de seleccionar la liquidación, se habilita en la parte inferior de la pantalla las opciones de autorizar. En Nivel a autorizar, además del nivel 8 (para que pase a tesorería) aparece el nivel 4 que es para retroceder la liquidación (1). Para finalizar debemos cliquear el botón: Procesar. Tesorería - Pago Finalmente queda pagar el adelanto. Esta es una operación del módulo de Tesorería. Tesorería->Pagos->Pagar Liquidaciones Luego de filtrar nos muestra una lista con las liquidaciones que cumplen con las condiciones de filtro autorizadas para pagar. De esta lista seleccionamos con el botón identificado con una lupa (1) como se muestra en la imagen siguiente. Obsérvese que además tenemos el botón (2) que permite ver detalles de la liquidación. Una vez seleccionada la liquidación el sistema muestra la siguiente pantalla: Pág. 7 de 15

8 El pago puede realizarse por diferentes cuentas de tesorería y por diferentes medios de pago. Estas opciones se van desplegando en los campos Cuenta de tesorería y Medios de pago. En el ejemplo siguiente realizaremos el pago por transferencia bancaria. Por el medio de pago Transferencia nos habilita para seleccionar el banco, sucursal, nro. de transferencia del origen y la CBU de destino, y el importe a pagar, confirmamos con el botón agregar. Para finalizar cliqueamos en el botón Emitir y Confirmar y podremos imprimir el registro de la operación y el recibo para finalizar la operación. Queda de este modo pagado el Adelanto a Responsable. Si realizamos la consulta Ejecución Presupuestaria de una Operación vemos que la operación quedo registrada en el nivel de Preventivo, si consultamos en las Cuentas Bancarias vemos que quedo registrado el pago. Nota Aclaratoria: En caso de que el anticipo otorgado sea insuficiente podemos ampliarlo, antes de rendirlo, seleccionando el cargo a rendir en la operación de Autorizar Giro de Fondos a Responsables y se emite una nueva Orden de Pago no Presupuestaria por el nuevo importe. Continuamos con los pasos detallados anteriormente. Pág. 8 de 15

9 Segunda etapa: Rendición Una vez finalizado el motivo del adelanto se debe proceder a la rendición del mismo. Puede darse que el importe a rendir sea igual, mayor o menor que el adelanto. A continuación se ejemplifican las 3 situaciones. Situación 1 Rendición igual al anticipo otorgado Operaciones del menú: Registrar Rendición de Responsables Gastos-> Adelantos a Responsables -> Registrar Rendición de Responsables La pantalla inicial es un filtro. Luego de filtrar nos muestra una lista de los Adelantos otorgados pendientes de rendición. De esta lista seleccionamos el adelanto a rendir con el botón identificado con una lupa (1) como se muestra en la imagen posterior. Luego de seleccionado el adelanto a rendir, nos habilita 4 solapas para completar. Solapa Documentos: Solapa Datos de Gestión: Pág. 9 de 15

10 En esta solapa muestra los datos ya cargados del adelanto para confirmar los mismos y el monto de devolución. En este caso no hay devolución de fondos. Solapa Comprobantes: Se cargan los comprobantes de los gastos originados en el adelanto. Solapa Partidas: Pág. 10 de 15

11 En esta solapa muestra los datos de las partidas cargadas en el anticipo para confirmar los mismos. Puede modificarse la imputación presupuestaria, siempre que se respete el importe total de la operación. Para realizar el cambio de imputación, se debe seleccionar con la lupa e ingresar el importe que corresponde. Luego, dar de alta la/s otras imputaciones hasta completar el valor total de lo anticipado. Hasta este momento el adelanto solo queda registrado en la etapa de preventivo. Confirmar Rendición de Gastos-> Adelantos a Responsables -> Confirmar Rendición de Adelanto a Responsable La pantalla inicial es un filtro. Luego de filtrar nos muestra una lista de los Adelantos a confirmar. De esta lista seleccionamos el adelanto con el botón identificado con una lupa (1) como se muestra en la imagen posterior. Luego de seleccionado el adelanto, nos habilita 4 solapas: Documentos, Datos de Gestión, Comprobantes y Partidas en las cuales visualizamos los datos registrados. Finalmente procesamos (1). En este momento quedan registradas las etapas compromiso y devengado. Autorización de Nivel 4 La autorización de Nivel 4 es la que corresponde al nivel de jefe de liquidaciones. Gastos->Autorizaciones->Autorización de Nivel 4 La primera pantalla que nos muestra el sistema es la pantalla de filtro. De esta lista seleccionamos la Rendición a autorizar con el botón identificado con una lupa (1) como se muestra en la imagen siguiente. Obsérvese que además tenemos un nuevo botón que permite ver detalles de la liquidación. Luego de seleccionada la liquidación, aparece la siguiente pantalla de autorización: Pág. 11 de 15

12 Para finalizar seleccionamos el botón: Procesar y la liquidación queda para autorizar en nivel 7 Autorización de Nivel 7 La autorización de Nivel 7 es la que corresponde al nivel de secretario. Gastos->Autorizaciones->Autorización de Nivel 7 La primera pantalla que nos muestra el sistema es la pantalla de filtro De esta lista seleccionamos la Rendición a autorizar con el botón identificado con una lupa. Luego de seleccionar la rendición, se habilita en la parte inferior de la pantalla las opciones de autorizar. En Nivel a autorizar, además del nivel 8 (para que pase a tesorería) aparece el nivel 4 que es para retroceder la rendición. Para finalizar debemos Procesar. En este momento queda registrada la operación en la etapa del pagado presupuestario. Cierre de Gastos-> Adelantos a Responsables -> Cierre de Seleccionamos con la lupa. Por ultimo Presionamos el botón cerrar. Situación 2 Rendición mayor al anticipo otorgado Cuando la rendición que se presenta es mayor al anticipo otorgado, es necesario, antes de registrar la rendición ampliar el anticipo. Luego procedemos a la rendición como lo explicado en la situación anterior, por el importe total efectivamente ejecutado. Pág. 12 de 15

13 Situación 3 Rendición menor al anticipo otorgado En el caso que el importe adelantado sea superior al gasto, se debe proceder de la siguiente manera. Operaciones del menú: Registrar Rendición de Responsables Gastos-> -> Registrar rendición de Responsable La pantalla inicial es un filtro. Luego de filtrar nos muestra una lista con los adelantos pendientes de rendición. De esta lista seleccionamos el adelanto a rendir con el botón identificado con una lupa (1) como se muestra en la imagen posterior. Habilita una pantalla, con cuatro solapas, procedemos de la misma manera que en el caso que en la primera situación de rendición, pero en la solapa de datos de gestión se debe ingresar el importe gastado (1) y el monto a devolver (2) verificando que la suma de ambos sea igual al anticipo otorgado. Luego de ingresado los importes completamos la solapa de comprobantes (donde la suma de los mismos debe ser igual al importe gastado) y la solapa de partidas. Procesamos y los siguientes pasos son la confirmación de la rendición y las correspondientes autorizaciones de Nivel 4 y Nivel 7. Confirmar Rendición de Gastos-> Adelantos a Responsables -> Confirmar Rendición de Adelanto a Responsable Autorización de Nivel 4 Gastos->Autorizaciones->Autorización de Nivel 4 Autorización de Nivel 7 Pág. 13 de 15

14 Gastos->Autorizaciones->Autorización de Nivel 7 A continuación de procede a realizar el cobro en tesorería del importe a devolver por el agente como se muestra a continuación: Operaciones del menú: Cobro de Devolución Tesorería -> Cobros -> Cobro de Devolución de Adelantos La pantalla inicial es un filtro. Luego de filtrar nos muestra una lista con los adelantos con devoluciones pendientes. Seleccionamos (1) y confirmamos (2). Debemos completar las cuatro solapas siguientes: Asignar importes Debemos cargar el importe a devolver. Documentos Pág. 14 de 15

15 Confirmamos los documentos ya cargados. Datos de gestión Cargamos información adicional de la devolución. Medios de Cobro Agregamos los medios de cobro y los importes correspondientes. Para finalizar confirmamos y nos habilita un botón para imprimir el recibo que registra la devolución del adelanto. Luego se procede al cierre del adelanto. Cierre de Gastos-> Adelantos a Responsables -> Cierre de Pág. 15 de 15

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